PowerAutomateによる業務効率化は、主に繰り返し業務や定期業務に向いています。
「毎週決まった人に同じ内容のメールを送信する」なんて業務は、どこの職場にもあると思います。
実際に私の職場でも、毎月月末に提出してもらう書類について、事前にリマインドメールを送っていました。 しかし、そのメール送信を担当者が忘れてしまい、月末に書類が集まらないというトラブルが発生したことがあります。
Power Automateでメール送信を自動化してからは、 送信忘れがゼロになり、タスクが1つ減って精神的にもかなり楽になりました。
今回は、「毎週決まった曜日の朝にメールを自動送信するフロー」 をPower Automateで作成する手順を紹介します。
PowerAutomateで作るメール送信業務の自動化
PowerAutomateのホーム画面から、作成メニューを選択します。
今回は決められた時間にメール通知するフローを作成するため、「スケジュール済みクラウドフロー」を選択します。
フロー名とこのフローを繰り返し実行する間隔や曜日を設定します。
ここでは毎週月水金に自動送信するよう設定します。
設定したら作成ボタンを押します。
Recurrenceアクションをクリックすると、左にアクションの詳細設定画面が表示されます。
先ほど設定していない通知時間の設定をします。
TimeZoneには日本時間を選択し、何時に通知するか入力します。
+をクリックし、アクションの追加をします。
Outlookを検索し「メールを送信」アクションを選択します。
メール通知する宛先を入力します。今回はテストなので、自分の使用しているメールアドレス宛でいいと思います。
件名、本文を入力します。必要であれば重要マークを設定することも可能です。
上部メニューの保存ボタンし、ここまで作成したフローを保存します。
保存を押すと、テストボタンがクリックできるようになります。
手動でテストを行うので、手動を選択しテストボタンをクリックします。
フローの実行ボタンをクリックすると、メール送信テストが行われます。
完了ボタンをクリックしてテスト完了します。
Outlookを確認すると、指定した曜日と時間にメールが届いていることが確認できます。
テストしてすぐにメールが届いたか確認したい場合は、指定する曜日や時刻を変えてみたりなどしてみてください。
