Accessフォームとは？メリット・デメリットと簡単な作成方法をわかりやすく解説

これまで、Accessのテーブルやクエリについてそれぞれ解説してきました。

今回はAccessのフォームについてです。

フォームについて理解し作成できれば、Accessで簡単な管理システムなどが作成できます。

この記事では、

について、わかりやすく解説します。

Accessのフォームとは？

Accessのフォームとは、テーブルで保管しているデータを扱うための画面です。

私個人的には、Excelなどの表でデータを管理するより、フォームを使ったほうがデータの正確性も増しますし、誤ってデータを削除したりすることが無くなるので管理が楽です。

Accessでフォームを使わないなら、Excelでデータ管理したほうがいい、と思うくらい、個人的にはAccessのフォームは必須で使うべき機能です。

Accessのフォームにはいくつか種類があります。

ここでの使用している顧客データはニセモノです。ランダムに生成できるこちらのサイトを使用しました。
https://hogehoge.tk/personal/generator/

単票フォームは、ひとつのレコードのみがフォームに表示されます。

次のレコードに移動する際は、下の移動ボタンから移動できます。

その隣のボタンは、末尾のレコードに移動することができます。

新規追加する場合は、その隣のボタンを押すと、空欄のフォームが表示されるのでそこから登録します。

保存ボタン等はなく、値を入れるとレコードが自動保存される仕組みです。

テーブルを見てみると最下行に追加されています。

レコードを削除する場合はテーブルから直接削除する必要があります。

帳票フォームは、すべてのレコードがフォームに表示されます。スクロールすると次のレコードが表示されます。

一番下までスクロールすると、空のフォームになりレコードの新規追加ができます。こちらも値を入れるとレコードが自動保存されます。

帳票フォームを応用して、デザインを独自に作成する方法もあります。

こんな感じです。必要なデータだけ表示させることも可能です。ここから別フォームへ遷移させて情報詳細を表示させたり、新規登録画面を別フォームで作成したりすると管理システムっぽくなります。

おそらく使うことがほぼないと思いますが、テーブルをそのまま表示させる形式です。Excelのように行追加でデータ追加します。

テーブルと同じ見た目なので、わざわざフォームでこれを選ぶことはなさそう。

このような名称のフォームがあるわけではないですが、どのテーブルやクエリにも連結させないフォームのことをそう呼んでいます。

私自身はAccessでシステムを作成するときは、8割が非連結フォームです。このフォームで何をするかというと、たとえば単票や帳票フォームのように自動保存させたくないときに使用します。

テーブルやクエリに連結させないことで、フォームで入力したデータを自分のタイミングでテーブルに追加することが可能です。

完全にテーブルと切り離すことで、直接データを触ることができなくなるので、入力データの誤入力判定や登録前の事前処理などを組み込むことが可能です。

Accessフォームを使うことによるメリットは次のとおり。

テーブルデータを直に触ることを防げる

Excelでデータ管理していると、誤って値を削除してしまったり、更新してしまう可能性があります。

フォームを使用すれば、テーブルデータを直接触らずに更新できるので、予期せぬ誤入力や削除を防ぐことができます。
　
誰が更新してもデータが統一される

どの項目に何を入れるか、数値かテキストか、必須項目に空欄はないか、などフォームで指定して作成することができます。

コンボボックスで入力値を選択させたり、誤った入力で注意メッセージを表示させたりなど、細かい動作を入れることができます。
　
いつ更新されたかなどの履歴を残すことができる

更新した際に更新日を自動で入れることで、いつ更新されたか、削除されたかなどが記録できます。更新日を記録することで、更新の重複を防げたり、更新されていないデータの抽出等に活用できます。
　
視覚的にわかりやすく操作性が良い

Excelのように表形式で管理するデータは、どの項目が重要か、必須入力項目はどれかわかりにくい欠点があります。

Accessフォームは、誰でもわかりやすい画面表示であり、業務によって自由に画面を設計できることがメリットです。

Accessフォームを使用してみて私が感じたデメリットは、勝手にレコードが自動保存されてしまうことです。